在政府采购和企业采购活动中，单一来源采购作为一种特殊的采购方式，虽不似公开招标那般常见，却在特定情形下发挥着关键作用。因其直接与唯一供应商进行谈判采购，缺少充分竞争，故而对采购流程的规范性和严谨性要求极高。遵循相关法律法规开展单一来源采购，不仅能保障采购活动的合法性、公正性，还能提高采购效率，维护采购各方的合法权益。接下来，让我们深入探究单一来源采购的详细流程。
单一来源采购流程全解析
一、单一来源采购的适用情形
依据《中华人民共和国政府采购法》第三十一条，符合以下三种情形之一的货物或服务，可采用单一来源采购方式：
- 只能从唯一供应商处采购：《政府采购法实施条例》第二十七条进一步阐释，此情形是指因货物或服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，致使只能从某一特定供应商处采购。例如，某科研机构需采购一款具有独特专利技术的实验设备，该技术在市场上无其他可替代方案，只能从拥有此项专利的唯一供应商处获取，这种情况便符合单一来源采购的适用条件。
- 发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购：诸如突发自然灾害、公共卫生事件等紧急状况下，对物资或服务的需求极为紧迫，从时间及实际操作层面考量，无法从其他供应商处及时采购，只能从能够迅速响应的某一特定供应商处获取。比如在地震灾害发生后，当地急需一批专业的救援设备及服务，而只有一家供应商能够在短时间内提供符合要求的资源，此时即可采用单一来源采购方式。
- 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十：若采购项目为原有项目的延续，为确保前后项目在功能、技术标准、服务等方面的一致性与配套性，且添购资金在规定比例范围内，可继续选择原供应商。例如，某单位此前采购了一套办公管理软件，随着业务拓展需增加部分功能模块，经评估只有原软件供应商能够保证新模块与现有系统无缝对接，且添购费用未超原合同金额的百分之十，那么这种添购行为可通过单一来源采购实施。
二、单一来源采购流程详解
- 项目需求确定与唯一性论证
- 明确采购需求：采购人需精准界定采购项目的详细内容，包括货物的规格、型号、技术参数，服务的范围、标准、期限等，同时合理设定采购预算。以采购一款专业医疗设备为例，要清晰说明设备的各项性能指标、适用病症范围、操作便捷性要求等，以及为该采购项目准备的资金额度。
- 唯一性论证：若属于 “只能从唯一供应商处采购” 的情形，采购人需提供充分证明材料，如供应商拥有的专利证书、独家代理授权书，或经权威机构出具的市场调研报告，证实市场上不存在其他可替代的供应商或产品。对于重大或复杂项目，还需组织专家进行论证。专家应从技术、市场等多维度深入分析，出具《单一来源采购专家论证意见》，明确阐述项目只能从特定供应商处采购的依据、理由及结论。例如，在采购一款基于特定算法的数据分析软件时，专家需论证该算法的独特性以及市场上无其他类似功能且可替代软件的情况。
- 内部审批环节：采购人将包含采购项目详细信息、唯一性论证材料、采购预算等内容的采购申请，提交至本单位内部的采购管理部门或上级主管单位进行审批。审批过程中，相关部门会对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行全面审查，确保采购活动符合单位内部管理制度及相关政策要求。
- 公示程序（针对达到公开招标数额标准且符合特定情形的项目）
- 发布公示：若采购项目达到公开招标数额标准，且符合 “只能从唯一供应商处采购” 的情形，采购人或采购代理机构应在省级以上财政部门指定的媒体（如政府采购网）上发布单一来源采购公示。公示期通常不少于 5 个工作日，公示内容涵盖采购人及采购项目基本信息、拟采购货物或服务的具体说明、采用单一来源采购方式的详尽原因、拟定供应商的名称及地址、专家论证意见（包括专家姓名、工作单位、职称及具体论证内容）等。例如，某市政府部门计划采用单一来源采购一款城市智能交通管理系统升级服务，需在指定媒体上按要求完整公示相关信息。
- 异议处理：公示期间，任何供应商、单位或个人若对公示内容存在异议，可向采购人、采购代理机构反馈书面意见，并同时抄送相关财政部门。采购人、采购代理机构在收到异议后，需在公示期满后的 5 个工作日内，组织补充论证。若论证后认定异议成立，应依法变更采购方式；若异议不成立，则需将异议意见、补充论证意见及原公示情况一并报送财政部门。
- 协商谈判阶段
- 组建谈判小组：由采购人代表及相关领域专家共同组成谈判小组，成员人数一般为 3 人以上的单数。小组成员需具备丰富的采购经验、专业知识及良好的沟通谈判能力，且与供应商无利害关系，以确保谈判过程的公正性与客观性。例如，在采购一项专业的信息技术服务时，谈判小组可由采购人单位的信息技术部门负责人、财务人员以及外部聘请的信息技术专家组成。
- 开展谈判：谈判小组围绕采购项目的价格、技术方案、服务条款、交付时间、验收标准、违约责任等关键内容与供应商展开深入协商。在价格谈判方面，需通过成本分析、市场比价等方式，确保价格合理；技术方案要满足采购需求且具有可行性；服务条款应明确服务质量、响应时间等要求；交付时间需合理可行并符合项目进度安排；验收标准要清晰明确，便于后续验收操作；违约责任需详细界定，以保障双方权益。谈判过程中，双方充分交流意见，寻求达成一致的合作方案。
- 记录存档：谈判结束后，需形成完整的《单一来源采购协商记录》，详细记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容及达成的共识等信息，并由双方签字确认，作为后续签订合同及项目执行的重要依据。
- 编制采购文件：采购人或采购代理机构依据政府采购政策、采购预算、采购需求等，精心编制单一来源采购文件。文件内容应全面、准确、清晰，涵盖采购项目的详细要求、合同草案、技术协议、验收标准等关键内容，避免条款存在歧义或模糊之处，确保供应商能够准确理解采购意图并做出相应响应。
- 提交审批与备案：采购人将编制好的采购文件、唯一性论证材料、公示结果（若有）、协商记录等相关资料，提交至财政部门或上级主管单位进行备案，部分项目还需经过审批流程。相关部门会对提交材料的完整性、合规性进行严格审查，审核通过后方可进入下一环节。
- 签订合同与执行
- 签订合同：公示无异议且审批通过后，采购人与供应商依据协商确定的内容，在规定时间内签订政府采购合同。合同条款应与谈判结果及采购文件要求一致，明确双方的权利义务，包括货物或服务的规格、价格、交付时间、验收方式、付款方式、违约责任等关键内容，确保合同具有法律效力且可操作性强。
- 合同履行与验收：供应商按照合同约定提供货物或服务，采购人需对项目执行过程进行跟踪监督，确保供应商严格履行合同义务。项目完成后，采购人依据合同规定的验收标准和程序，组织专业人员对货物或服务进行验收，出具验收报告。验收合格后，采购人按照合同约定及时支付款项；若验收不合格，应依据合同约定追究供应商的违约责任，并协商解决方案。
三、采购流程中的注意要点
- 严格遵循法律法规：整个单一来源采购流程必须严格依照《中华人民共和国政府采购法》《政府采购法实施条例》《政府采购非招标采购方式管理办法》等相关法律法规执行，确保采购活动合法合规，避免出现违规操作导致采购结果无效或引发法律纠纷。
- 确保采购过程公正透明：尽管单一来源采购缺少充分竞争，但在采购过程中仍需保证公正透明。从唯一性论证、公示到协商谈判等各个环节，都要做到信息公开、程序规范，接受社会监督，防止暗箱操作及利益输送等问题发生。
- 重视采购需求的明确性：准确清晰的采购需求是保障采购成功的基础。采购人在采购前期应深入调研，充分了解项目实际需求，避免因需求模糊导致采购结果不符合预期，或在后续合同执行过程中产生争议。
- 强化监督与管理：财政部门及采购人的上级主管单位要加强对单一来源采购项目的监督管理，定期检查采购流程的执行情况、采购文件的合规性、合同履行及资金支付等情况，及时发现并纠正问题，确保采购活动规范有序进行。
单一来源采购流程环环相扣，每个环节都至关重要。采购人及相关参与方务必严格遵循法律法规要求，认真履行各自职责，确保单一来源采购活动在合法、公正、透明的轨道上运行，实现采购目标，提升采购效益。
