在招投标活动中，投标澄清函是高频使用的重要文件，但很多投标人员对其撰写规范、使用场景仍存在疑问。本文将从投标澄清函的核心定义出发，详细讲解撰写要点、常见误区，并提供实用模板思路，帮助大家高效完成澄清工作，提升投标成功率。
投标澄清函
一、什么是投标澄清函？搞懂核心作用再动笔
投标澄清函，是指投标人在收到招标人（或评标委员会）的澄清要求后，针对投标文件中表述不清晰、存在歧义或需要补充说明的内容，以书面形式提交的正式回复文件。
它的核心作用有3点：
- 消除误解：避免因投标文件表述模糊导致评标委员会误判，确保投标信息准确传递；
- 合规补充：在不改变投标实质性内容（如报价、技术方案核心）的前提下，补充必要说明；
- 保障权益：通过规范澄清，维护投标人合法权益，避免因信息不全被判定为无效投标。
注意：投标澄清函≠投标修改函，前者仅“澄清说明”，后者会改变投标核心内容，二者适用场景完全不同。
二、投标澄清函撰写4大关键要点，缺一不可
撰写投标澄清函时，需严格遵循“准确、简洁、合规、及时”原则，以下4个要点直接影响澄清效果，务必重视：
1.开头明确“身份信息”，避免混淆
开头需清晰标注3类关键信息，让接收方快速定位：
- 澄清函编号（建议与招标人澄清要求编号对应，如“XX项目澄清函-No.2024001”）；
- 项目名称及招标编号（完整填写，避免缩写导致歧义）；
- 澄清事由（简要说明“针对XX年XX月XX日《XX项目澄清要求》的回复”）。
示例：
“投标澄清函
编号：ABC-2024-澄清-003
项目名称：XX市XX区智慧停车场建设项目
招标编号：XYZ-2024-ZB058
致：XX市公共资源交易中心（或XX招标代理有限公司）
现就贵方2024年X月X日发出的《XX项目澄清要求》（编号：XYZ-2024-REQ002），作如下澄清回复：”
2.正文聚焦“澄清内容”，一一对应
正文需针对招标人的澄清要求“逐条回复”，每条澄清需包含2部分：
- 先引用“澄清要求原文”（如“针对贵方要求澄清的‘投标文件P15页“设备保修期”表述不明确’问题”）；
- 再给出“澄清说明”（需具体、无歧义，可补充数据、依据，如“我方投标文件中‘设备保修期’指核心设备（如充电桩、监控主机）免费保修期为3年，配套设备（如指示灯、线缆）免费保修期为1年，符合招标文件第3条‘核心设备保修期不低于2年’的要求”）。
注意：正文严禁修改投标实质性内容，如不得调整报价、变更技术方案核心参数，仅可对“模糊表述”进行解释。
3.格式规范“符合要求”，避免形式错误
- 落款清晰：需加盖投标人公章（鲜章），注明法定代表人（或授权委托人）签字、联系方式、日期；
- 附件标注：若需补充证明材料（如产品检测报告节选），需在正文注明“附件：《XX设备检测报告》（节选页）”，并随函提交；
- 篇幅控制：单条澄清建议不超过300字，整体篇幅以1-2页为宜，避免冗长。
4.时限严格“遵守要求”，逾期无效
招标人会明确澄清回复的截止时间（如“收到澄清要求后24小时内回复”），需确保：
- 以“招标人要求的方式”提交（如密封邮寄、指定系统上传）；
- 预留快递/上传时间，避免因延迟导致澄清无效。
三、投标澄清函常见3大问题，新手必看
1.什么时候需要提交投标澄清函？
仅在2种情况下提交：
①招标人或评标委员会主动发出“澄清要求”时；
②投标人发现投标文件存在非实质性模糊表述，且在投标截止前主动申请澄清（需经招标人同意）。
2.澄清函中可以修改投标报价吗？
不可以！报价属于投标实质性内容，若需修改报价，需提交“投标修改函”（且需在投标截止前），澄清函仅能对报价的“计算逻辑、标注说明”等进行解释，不能改变最终报价金额。
3.澄清函提交后还能补充修改吗？
若提交后发现澄清内容有误，需在“澄清截止时间前”向招标人提交“澄清补充说明”，并注明原澄清函编号，逾期则无法修改。
四、投标澄清函模板思路（可直接套用）
| 投标澄清函
编号：【项目简称】-澄清-【序号】 项目名称：【完整项目名称】 招标编号：【完整招标编号】 致：【招标人/招标代理机构全称】 根据贵方于【年】月【日】发出的《【项目名称】澄清要求》（编号：【澄清要求编号】），我方就相关问题作如下澄清回复： 一、针对贵方要求澄清的“【引用澄清要求原文，如：投标文件P8页“售后服务方案”中“响应时间”未明确具体时长】”问题 澄清说明：我方投标文件中“售后服务响应时间”指：在项目服务期内，接到甲方故障通知后，市区范围内1小时内到达现场，郊区范围内2小时内到达现场，符合招标文件第6.2条“售后服务响应时间不超过2小时”的要求（相关承诺函详见附件1）。 二、针对贵方要求澄清的“【第二条澄清要求原文】”问题 澄清说明：【第二条澄清内容，需具体、合规】 （若有更多澄清问题，可按“一、二、三”逐条增加） 我方承诺：本次澄清内容真实有效，未改变投标文件的实质性内容，与原投标文件具有同等法律效力。 附件：1.《XX项目售后服务承诺函》（节选页） 2.【其他需补充的证明材料】 投标人（盖章）：【投标人全称】 法定代表人（或授权委托人）签字：【签字】 联系电话：【经办人手机号】 日期：【年】月【日】 |
五、投标澄清函提交后，这些细节别忽略
- 留存凭证：提交后需保留“提交记录”（如快递单号、系统上传截图），避免后续争议；
- 关注反馈：提交后1-2个工作日内，可联系招标人确认是否收到，确保澄清函顺利送达；
- 归档管理：将澄清函及相关回复文件整理归档，便于后续投标复盘或质疑处理。
总之，投标澄清函的核心是“规范、准确、及时”，只要掌握上述撰写要点和误区，就能有效发挥其作用，为投标成功加分。如果在实际操作中遇到特殊场景，建议及时咨询招标代理机构或专业招投标顾问，避免因文件不合规影响投标结果。
